§ 1 Føremål
Valnemnda skal bidra til val av kompetente,engasjerte og representative tillitsvalde som tek omsyn til stiftinga sittføremål og legitimitet.
Valnemnda skal gjennom sitt arbeid medverke til at generalforsamlinga og andre organ får ei balansert samansetjing med omsyn til kompetanse, erfaring, geografi, alder, kjønn og andre relevante samfunnsmessige omsyn.
§ 2 Samansetjing og funksjonstid
Valnemnda har 3 medlemmer, valde av og blant medlemmene av generalforsamlinga og der dei sjølv peikar ut leiar og sekretær.
Valperioden er fire år.
§ 3 Valnemnda sine oppgåver
Valnemnda skal ovanfor innskytarvalmøtet og generalforsamlinga foreslå
a) Val til generalforsamlinga
o Medlemmer (7–9 stk.) og varamedlemmer (1-3 stk.)
b) Val til valnemnda (3 stk.)
c) Val til styret
o leiar
o medlemmer (3-5 stk. inkl. leiar)
o varamedlem (1 stk.)
d) Val av revisor og honorar til revisor
e) Godtgjering til dei tillitsvalde
§ 4 Valnemnda sine møter
Valnemnda vert kalla inn av nemnda sin leiar og held møter så ofte det er naudsynt. Kvart medlem kan krevje at det vert kalla inn til møte.
§ 5 Valnemnda sine vurderingar
Generalforsamlinga
Generalforsamlinga si samansetjing skal spegla kundestrukturen i Etne Sparebank som skipa stiftinga, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knytt til sparebankstiftinga si verksemd.
Ved samansetjing av vallista skal valnemnda særleglegge vekt på:
Valnemnda skal foreta ei sjølvstendig og reell vurdering av alle kandidatar som vert foreslått, og gjer ei samla vurdering av kandidatane opp mot stiftinga sitt behov for ei balansert og representativ samansetjing.
Medlemene og varamedlemene skal veljast avkundevalmøtet med utgangspunkt i følgjande krav;
1. Det siste året har hatt eit innskot i Sparebanken Norgetilsvarande kr 2.500 (Det er i flg. vedtektene opp til styret å revideredenne grensa)
2. Dei siste seks månadane før valet har vore busett i det som er definert som «gamle» Etne Kommune, dvs. før kommunereforma i 1965 og dermed har postadresse «5590». Dette er nedfelt i vedtektene og femnar blant anna om krinsane Sørstranda, Nordstranda til og med Nervik, Etne sentrum, Rygg, Grindheim til og med Kyrping. Ein finn også denne definisjonen her; https://www.erikbolstad.no/postnummer-koordinatar/?postnummer=5590
3. Ikkje har styreverv eller er tilsett i selskap somkonkurrerer med Sparebanken Norge.
Valnemnda skal kontrollere at kandidatar oppfyller vedtektene sine krav til valbarheit.
Ingen innskytar kan gje meir enn ei stemme.
Valet skal førebuast av valnemnda og organiserast avstyret i stiftinga.
Valet skal kunngjerast seinast 14 dagar før valet skal finne stad, og elles slik styret bestemmer.
Valet kan gjennomførast elektronisk eller på annanforsvarleg måte etter styret si nærare avgjerd.
Styret
Ved val til styret bør valnemnda, gjennom kontakt med generalforsamlinga sin leiar, danne seg ei oppfatning av om styret har fungert tilfredsstillande og forvalta stiftinga på ein tilfredsstillande måte. Dersom dette er tilfelle og vala gjeld nyval, bør valnemnda gjennom kontakt med styreleiar søkje å få avdekka behov for styrking av styret sin kompetanse og erfaringsbakgrunn gjennom nyvala, likeins andre faglege omsyn som er viktig for styret sitt arbeid. På bakgrunn av dette kan valnemnda søkje aktuelle kandidatar gjennom sitt nettverk. Når valnemnda har gjort sine vurderingar og avdekka aktuelle kandidatar, bør kandidatane drøftast med styreleiar og dagleg leiar. Dette for å vurdere korleis kandidatane samla kan bidra til eit velfungerande og kompetent styrearbeid. Først når desse avklaringane har funne stad, kjem valnemnda med si innstilling og kontaktar aktuelle kandidatar.
Dersom styret, etter valnemnda og leiar av generalforsamlinga si meining, ikkje har forvalta stiftinga på ein måte som det er rimeleg å forvente, bør valnemnda vurdere styreleiaren si stilling spesielt. Styreleiarkandidatar bør søkjast mellom personar med høg organisatorisk og forretningsmessig erfaring. Før innstilling vert gjort, bør moglege kandidatar klarerast ut med dagleg leiar, med omsyn til forholdet til stiftinga og særskilde samarbeidsforhold til dagleg leiar.
Styret bør vera samansett slik at det kan ivareta fellesskapet sine interesser. Samansetjinga av styret skal reflektera samansetjinga av dei gruppene som har stemmerett på generalforsamlinga. Valnemnda skal legge vekt på at alle føreslåtte kandidatar har naudsynt erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre dei aktuelle verv på ein tilfredsstillande måte. Valnemnda skal sørgje for at styremedlemmene til saman oppfyller alle naudsynte og eventuelt lovpålagte kompetansekrav. Det vert ikkje kravd at alle styremedlemmer skal ha spesialkunnskap om alle deler av stiftinga si verksemd.
Valnemnda
Ved forslag til medlemmer i valnemnda skal det leggast vekt på uavhengigheit, brei kontaktflate, personkunnskap og evne til å ivareta fellesskapet sine interesser.
Begge kjønn bør vere representerte.
Godtgjering
Nemnda bør basere sine forslag til godtgjering på informasjon om storleiken på godtgjeringar til tillitsvalde i tilsvarande stiftingar.
Tenestetid
Det er ingen øvre grense for tenestetid i stiftinga. Valnemnda skal likevel foreta ei jamleg vurdering av fornying av tillitsvalde. Dette må vegast opp mot kravet til erfaring som trengs i forvaltning av stiftinga.
Styremedlemmer vert, i samsvar med vedtektene, valde for to år om gongen, men kan altså veljast om igjen.
Tillitsvalde bør vera inneforstått med at for til eikvar tid å sikre ei best mogleg samla samansetnad av kompetanse og eigenskapar i stiftinga sine organ, vil tenestetid for den einskilde kunne bli påverka av slike vurderingar.
Valmøte
Det skal veljast medlemer og varamedlemer til generalforsamlinga på eit eige valmøte. Valmøtet kan også gjennomførast som eit digitalt val. Tidspunkt eller tidsrom for dette vert fastsett av dagleg leiar i stiftinga og bør haldast innan utløpet av april.
Valmøtet bør kunngjerast i god tid før møtet skal haldast og skjer ved høveleg kunngjeringsmåte.
Kunngjeringa bør innehaldainformasjon om:
1. kven som har stemmerett og eventuelt reglar for avstemming
2. kven som er valbare
3. kor mange medlemer og varamedlemer som skal veljast
4. kva tidsrom vala gjeld for
5. ei liste over medlemene og varamedlemene i generalforsamlinga, med opplysning om kven av desse som er på val
6. at stiftinga har ei valnemnd som vil innstilla på forslag til kandidatar
7. at kundar som kan stemma kan setja fram forslag til kandidatar og med ein frist for når forslaga må vere sende til valkomitéen. Forslaga bør innehalde namnet på kandidaten, adresse og ei stadfesting frå kandidaten på at ein ønskjer å stille på val.
8. at valliste, aktuelt regelverk og informasjon er gjort tilgjengeleg.
9. om framgangsmåten ved valet og om det skal gjennomførast elektronisk val.
Valnemnda utarbeider endeleg valliste på grunnlag av innkomne forslag og eigne vurderingar. Det å vere foreslått og oppfylle dei formelle krava til valbarheit gir ikkje i seg sjølv rett til å bli ført opp på vallista. Valnemnda avgjer, etter ei samla vurdering av kriteria i denne instruksen, kva kandidatar og kor mange kandidatar som skal førast opp på vallista. Valet skjer mellom kandidatane på den endelege vallista.
Valet skal vera hemmeleg og skriftleg, eventuelt med stemmeteikn på valmøtet om ingen krev skriftleg val. Elektronisk val kan gjennomførast, eksempelvis som avstemming via heimesida til stiftinga.
Berre myndig person kan, som personleg kunde, stemme ved valet. Ingen har meir enn ei stemme.
Det skal førast protokoll for vala. I protokollen tek ein med tidspunktet for valet, valnemnda si samansetnad, innstilling og valresultatet. Protokollen skal godkjennast av medlemene i valnemnda. Valresultatet vert kunngjort på eigna måte.
§ 6 Valnemnda sitt arbeid
Valnemnda innhentar dei opplysningane komiteen meinerer relevante for sitt arbeid.
Valnemnda skal vere open for innspel og kan konferere med medlemmer av generalforsamlinga, styret, dagleg leiar og andre relevante personar.
Valnemnda skal gjennomføre nødvendige vurderingar av kandidatane si eignaheit før innstilling vert gitt.
Valnemnda skal foreta ei samla vurdering og prioritering av kandidatane ut frå omsyna nemnde i denne instruksen.
§ 7 Valnemnda sine innstillingar
Valnemnda sine innstillingar skal innehalde relevant og tilstrekkeleg informasjon om kandidatane. Informasjonen kan omfatte alder, utdanning og yrkesmessig erfaring og eventuell tenestetid i stiftinga sine organ.
Det skal opplysast om vesentlege verv og oppdrag i andre selskap og organisasjonar når dette er relevant for vurderinga av kandidaten.
Innstillingane skal vere grunngjevne og vise korleis omsyna til representativitet, kompetanse, erfaring og heilskapleg samansetjing er vurderte.
Innstillinga til generalforsamlinga skal leggjast ved innkallinga til det møtet i generalforsamlinga der innstillingane skal handsamast.
§ 8 Møtesekretær og protokoll
Det skal førast protokoll frå møte i valnemnda og frå valgjennomføringa.
Protokollen skal minst innehalde tidspunkt for møte eller val, valnemnda si samansetjing, innstillingar og valresultat.
Protokollen skal godkjennast av medlemmene i valnemnda.
Valresultatet skal kunngjerast på eigna måte.
Valinstruks sist godkjent av styret 17/9-2026
